Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej informuje: przepisy o pracy zdalnej, których wprowadzenie zaplanowano na 7 kwietnia 2023 roku, znacznie zmienią rynek pracy. Pracownicy będą mieli zupełnie nowe prawa i obowiązki, a pracodawcy będą mieli nowe uprawnienia.
Celem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej jest dostarczenie pracownikom i pracodawcom niezbędnych informacji na temat pracy zdalnej. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Praca zdalna to nowe wyzwanie dla wszystkich zaangażowanych stron. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej zapewnia, że wszyscy pracownicy i pracodawcy będą mieli równe szanse na zrozumienie i wypełnianie nowych przepisów.
Uregulowanie pracy zdalnej w Kodeksie pracy ma na celu dostosowanie się do zmieniających się potrzeb rynku pracy, zapewniając jednocześnie spełnianie oczekiwań zarówno pracowników, jak i pracodawców.
Dziś wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, które wprowadzają jasne i konkretne regulacje w Kodeksie Pracy. Przepisy te mają na celu uporządkowanie i uregulowanie kwestii wcześniej określonych w specustawie COVID-owej, a także wprowadzenie nowych, jak np. zwrot kosztów za energię elektryczną. Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy i daje pracownikom szersze możliwości i elastyczność w zarządzaniu czasem – mówi minister Marlena Maląg.
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej udziela wyczerpujących odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z pracą zdalną.
1. Czy pracownicy mają możliwość wykonywania pracy zdalnej w kilku miejscach?
Kodeks pracy daje możliwość wykonywania pracy zdalnej w więcej niż jednym miejscu, pod warunkiem uzgodnienia tego z pracodawcą.
2. Czy pracownik może wykonywać pracę zdalną np. z kawiarenki internetowej?
Pracownik może wykonywać pracę zdalną z dowolnego miejsca, za zgodą pracodawcy i z zachowaniem wzajemnych ustaleń.
3. Czy możliwe jest wykonywanie pracy zdalnej w różnych miejscach?
Tak, jeśli pracownik będzie każdorazowo informował pracodawcę o miejscu, w którym chce obecnie wykonywać pracę zdalną.
4. Czy pracownik może czasowo przenieść miejsce wykonywania pracy zdalnej?
Tak, w ramach wspomnianych wcześniej ustaleń między pracownikiem a pracodawcą.
5. Jakie jest ryzyko związane z wykonywaniem pracy zdalnej w różnych miejscach?
Pracownik powinien ponosić pełną odpowiedzialność za działania wykonywane w ramach wykonywania pracy zdalnej w dowolnym miejscu, zgodnie z zasadami określonymi przez pracodawcę.
Pracownik nie ma całkowitej swobody w wyborze miejsca wykonywania pracy zdalnej bez uzgodnienia tego z pracodawcą.
Czy wniosek pracownika o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący?
Pracodawca będzie miał obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, jeśli złoży je pracownik-rodzic dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności, pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do 4. roku życia bądź pracownik opiekujący się innym członkiem rodziny z orzeczeniem o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
Czy w tym wypadku pracownik może sam wybrać miejsce wykonywania pracy?
W przypadku wyżej wymienionych grup pracowników miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być uzgodnione z pracodawcą.
5. Jak pracodawca może podjąć decyzję o zatwierdzeniu wniosku o pracę zdalną?
Pracodawca będzie musiał zapoznać się z wnioskiem pracownika i wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności, w tym wszystkie korzyści i ograniczenia dla pracodawcy i pracownika, które mogą wyniknąć z pracy zdalnej. Przy podjęciu decyzji pracodawca będzie musiał wziąć pod uwagę możliwe ryzyko dla bezpieczeństwa i higieny pracy oraz prawa pracowników.
5. Kiedy pracodawca może decydować o pracy zdalnej?
Pracodawca może zdecydować o wykonywaniu pracy zdalnej przez pracownika bez uzgodnienia z nim w następujących sytuacjach:
– w czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w ciągu 3 miesięcy po ich zakończeniu,- kiedy zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika niemożliwe jest z powodu siły wyższej (np. pożar).
Pracodawca może zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem w celu określenia zasad wykonywania pracy zdalnej po uprzednim złożeniu pracownikiem oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej.
Wyjątkiem od powyższego jest sytuacja, w której pracodawca nie zawarł porozumienia ze stroną społeczną, ani nie wydał regulaminu dotyczącego wykonywania pracy zdalnej.
Porozumienie z pracownikiem w odniesieniu do pracy zdalnej może zostać zawarte, gdy nie obowiązuje w danym zakładzie pracy żaden akt wewnętrzny regulujący tę kwestię. W takim przypadku, zarówno porozumienie zakładowe, jak i regulamin, mogą określać zakres obowiązków i praw pracowników wykonujących pracę zdalnie.
Pracodawca może również wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej ze względu na istotne zmiany w warunkach pracy. Przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w terminie uzgodnionym przez strony, nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
W każdym przypadku pracodawca może zaproponować pracownikowi inne miejsce lub rodzaj pracy, który umożliwi mu wykonywanie pracy zdalnej.
Pracodawca może okresowo wdrożyć procedury wykonywania pracy zdalnej, o ile jest to uzasadnione istotnymi względami dotyczącymi wykonywania pracy. Wszelkie zmiany powinny być ustalane i uzgadniane zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy.
Pracodawca może również wystosować polecenie dotyczące przejścia na pracę zdalną, jeżeli uzasadnia to bezpieczeństwo zatrudnionych lub względy techniczne.
7.Czy w każdym przypadku pracodawca może „cofnąć” pracownika z pracy zdalnej do pracy stacjonarnej?
W przypadku wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy, pracodawca może w każdej chwili odwołać polecenie, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.
Jeżeli pracownik zdecydował się na wykonywanie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony muszą ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia między stronami, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Pracodawca ma też możliwość wystąpienia z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej w przypadku istotnych zmian w warunkach pracy. Przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy powinno nastąpić w ustalonym przez obie strony terminie, nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Pracodawca może również zaproponować pracownikowi inne miejsce lub rodzaj pracy, który umożliwi mu wykonywanie pracy zdalnej.
Pracodawca ma prawo zakazać pracownikom pracy zdalnej, ale nie będzie to dotyczyć tych, którzy wyrazili na to zgodę (np. rodziców dzieci do 4 roku życia itp.), chyba że wykonywanie tej pracy z domu będzie niemożliwe ze względu na warunki organizacyjne lub typ wykonywanej pracy.
Chociaż w przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej niemożliwe jest cofnięcie zgody na pracę zdalną i przywrócenie pracownika do pracy w dotychczasowym miejscu, możliwe jest porozumienie w celu wspólnego wypracowania rozwiązania, które będzie korzystne dla obu stron.
8. Czy pracodawca powinien pokrywać koszty wyłącznie indywidualnie dla każdego pracownika?
Pracodawca może, ale nie jest to obowiązkowe. Pracodawca może zdecydować się na zwrot kosztów związanych z pracą zdalną w formie ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, który będzie wyższy niż koszty indywidualne. Wszystko to powinno zostać ustalone w porozumieniu z pracownikiem lub zawarte w regulaminie lub wewnątrzzakładowym porozumieniu.
Ustawa wymaga, aby wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu była ustalana w oparciu o normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość materiału wykorzystanego przez pracodawcę i jego ceny, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Wysokość świadczeń wynikających z wykonywania pracy zdalnej oraz kwestie techniczne związane z ich ustalaniem, pozostawione są do uzgodnienia między stronami oraz regulacji na poziomie zakładowym.
Należy jednak zwrócić uwagę, że w ramach wykonywania pracy zdalnej, pracodawca obowiązany jest do pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do jej wykonania.
Kwestia zwrotu kosztów zużycia wody i używania przez pracownika powierzchni biurowej pozostaje do ustalenia między stronami.
Jeśli jednak regulacje dotyczące obowiązku zwrotu kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu), to zatem zostaną one uwzględnione w wyliczeniu wynagrodzenia.
11. Jakie informacje są potrzebne do wydania polecenia pracy zdalnej?
Przełożony przed wydaniem polecenia pracy zdalnej będzie potrzebował od pracownika jasnych i szczegółowych informacji dotyczących warunków lokalowych i technicznych, które pozwolą mu ocenić, czy pracownik ma możliwość wykonania pracy zdalnej zgodnie z zadaniami i obowiązującymi przepisami.
Pracodawca ma obowiązek pokryć wszelkie koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – zgodnie z przepisami. Zwrot takich kosztów może zostać określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
13. Jakie są obowiązki pracodawcy wobec pracownika, który wykonuje okazjonalną pracę zdalną?
Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi odpowiednich warunków do wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej, takich jak sprzęt, oprogramowanie i łącze internetowe oraz dostarczenie informacji na temat przestrzegania bezpieczeństwa informacji i danych.
14. Jakie są konsekwencje niezastosowania się pracodawcy do wniosku o pracę zdalną okazjonalną?
Jeśli pracodawca nie uwzględni wniosku pracownika, może on złożyć skargę do właściwego organu kontroli pracy lub do sądu pracy. W takim przypadku pracodawca może ponieść odpowiedzialność za naruszenie prawa pracy.
14. Czy pracodawca ma prawo do wymagania od pracowników wykonywania pracy w dni wolne od pracy?
Pracodawca ma prawo do wymagania od pracowników wykonywania pracy w dni wolne od pracy, jeśli jest to uzasadnione istotnymi potrzebami pracodawcy, jednak jeśli wymaga się od pracownika pracy w dni wolne od pracy, pracodawca powinien zapewnić odpowiednie wynagrodzenie lub zatrudnić innego pracownika w celu wykonania obowiązków. Pracodawca nie może nakładać na pracowników nieuzasadnionego obowiązku wykonywania pracy w dni wolne od pracy.
Wprowadzone przepisy umożliwiają pracodawcy skontrolowanie pracowników wykonujących pracę zdalną, jeśli spełniają one odpowiednie warunki. To pracodawca określa, których pracowników objąć kontrolą oraz jak ją przeprowadzić.
PAP SA gwarantuje, że komunikaty publikowane w serwisie PAP są wyświetlane w nienaruszonej postaci, bez wprowadzania przez nas jakichkolwiek zmian. Nadawca komunikatu ponosi odpowiedzialność za jego treść zgodnie z art. 42 ust. 2 ustawy Prawo prasowe.
Pochodzenie informacji: pap-mediaroom.pl
