Pieczęć cyfrowa stała się niezastąpionym narzędziem umożliwiającym identyfikację dokumentów pochodzących z określonego źródła. Z przemijającymi czasami i rozwojem technologii, zastosowanie tradycyjnych pieczątek na dokumentach papierowych zostało zastąpione przez pieczęć cyfrową stosowaną w dokumentacji elektronicznej. Może być ona zarówno kwalifikowana, uwierzytelniona przez uprawniony organ certyfikacji, jak i niekwalifikowana.
Firma HEUTHES wprowadziła do systemu ISOF pierwszą pieczęć cyfrową w październiku 2012 roku. Następnie w listopadzie 2021 roku do systemu ISOF dodano możliwość korzystania z pieczęci kwalifikowanej (np. wydawanej przez KIR SA w systemie SZAFIR). Obecnie HEUTHES zaprezentowała nowy typ pieczęci cyfrowej – pieczęć imienną.
Pieczęć cyfrowa stanowi istotny element w procesie podpisywania dokumentów. Pieczęć cyfrowa standardowa nie zawiera informacji osobowych dotyczących podpisującego, podczas gdy imienna pieczęć spersonalizowana wykorzystuje certyfikat firmowy i umożliwia identyfikację osoby, która wystawia podpis. Pieczętowanie może być widoczne dla odbiorcy lub niewidoczne dla użytkownika, jeśli wybrana jest opcja niewidocznego elementu graficznego. Pieczęć może być umieszczona na wybranej stronie lub automatycznie wybierana w jednym z wskazanych miejsc – górny prawy lub dolny prawy róg na pierwszej stronie albo też prawy dolny róg na ostatniej stronie. Warto wiedzieć, że pieczętowanie i podpis cyfrowy można wywoływać z poziomu definicji obiegu dokumentu (Workflow) w module DMS, co znacznie przyspiesza i usprawnia proces obiegu dokumentu.
Pieczęć imienna to przydatne rozwiązanie, które może znacząco skrócić i uporządkować dokumentację papierową w firmach i bankach. HEUTHES wdrożyło mechanizm pieczęci imiennej w systemie ISOF, a także zintegrowało go z modułem Środki Trwałe. Na przykład, wystawienie dokumentu przyjęcia środka trwałego może zostać zautomatyzowane poprzez opieczętowanie pieczęcią imienną i zarchiwizowanie w systemie DMS, eliminując konieczność drukowania dokumentów. HEUTHES wciąż pracuje nad wdrażaniem podobnych mechanizmów w modułach magazynowych, sprzedażowych, zakupowych i innych. Firma również wprowadza pieczęć imienną do systemów bankowych takich jak GRYFBANK, GRYFCARD i MULTICENTAUR.
Pieczęć jest dodatkowym zabezpieczeniem, ponieważ pozwala na identyfikację firmy i pracownika, który podpisał dokument. Dodatkowa weryfikacja gwarantuje, że dokument jest niezaprzeczalny i firma będzie odpowiedzialna za jego treść.
HEUTHES oferuje unowocześnioną opcję pieczęci, która nie wymaga jakiegokolwiek sprzętu po stronie stacji roboczej użytkownika, ponieważ cały proces odbywa się na serwerze. Co więcej, opcja ta jest dostępna zarówno z poziomu komputera, jak i za pomocą telefonu komórkowego lub tabletu. W wielu przypadkach może ona zastąpić podpis cyfrowy, co daje szereg korzyści, szczególnie w bankach, gdzie wiele dokumentów musi być oznaczonych osobą, która je podpisuje.
Źródło wiadomości: pap-mediaroom.pl
